Chuyển đổi số không phải mua phần mềm đắt tiền. Lộ trình bốn giai đoạn phù hợp ngân sách doanh nghiệp vừa và nhỏ, bắt đầu từ khâu đang đau nhất.
Cụm từ “chuyển đổi số” bị dùng rộng tới mức mất nghĩa. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, nó chỉ nên hiểu đơn giản: đưa những việc đang làm thủ công lên hệ thống, để dữ liệu dùng lại được và ra quyết định dựa trên số thật.
Sai lầm phổ biến: bắt đầu từ phần mềm
Nhiều doanh nghiệp mua một hệ thống lớn rồi phát hiện không ai dùng. Nguyên nhân là mua công cụ trước khi biết mình cần giải quyết vấn đề gì.
Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: khâu nào đang tốn thời gian nhất và hay sai nhất? Số hoá đúng khâu đó trước.
Giai đoạn 1: Đưa dữ liệu lên một chỗ
Trước khi nghĩ tới tự động hoá, hãy gom dữ liệu đang nằm rải rác ở sổ tay, tin nhắn Zalo và mười file Excel về một nơi. Riêng bước này đã giải quyết phần lớn chuyện số liệu lệch nhau.
Giai đoạn 2: Chuẩn hoá quy trình
Viết ra cách một đơn hàng đi từ lúc khách hỏi tới lúc giao xong, ai làm gì ở mỗi bước. Nghe đơn giản nhưng phần lớn doanh nghiệp chưa từng viết ra, và mỗi nhân viên đang làm một kiểu.
Đây là bước quan trọng nhất. Số hoá một quy trình lộn xộn chỉ cho ra sự lộn xộn chạy nhanh hơn.
Giai đoạn 3: Đưa lên phần mềm
Giờ mới tới lúc chọn công cụ, và lúc này bạn biết rõ mình cần gì. Bắt đầu bằng một phân hệ, chạy ổn rồi mở rộng. Triển khai tất cả cùng lúc là cách chắc chắn để nhân viên phản đối.
Giai đoạn 4: Dùng số liệu để quyết định
Khi dữ liệu đã sạch và tập trung, báo cáo tự chạy thay vì tổng hợp tay. Đây mới là phần trả lại giá trị lớn nhất: biết sản phẩm nào thực sự lãi, khách nào đáng chăm, khâu nào đang tắc.
Về con người
Phần khó nhất không phải công nghệ mà là thói quen. Nhân viên đã quen Excel sẽ không tự nguyện đổi nếu không thấy nó nhẹ việc hơn cho chính họ. Hãy để người trực tiếp làm tham gia từ giai đoạn 2, đừng áp từ trên xuống.
SMO Media đồng hành từ khâu chuẩn hoá quy trình tới xây phần mềm quản trị riêng, và đào tạo đội ngũ sử dụng.
