Mua phần mềm có sẵn rẻ và nhanh, viết riêng vừa vặn nhưng tốn hơn. So sánh theo chi phí, thời gian, khả năng mở rộng và quyền sở hữu dữ liệu.
Đây là ngã rẽ đầu tiên và tốn kém nhất nếu chọn sai. Không có lựa chọn tốt hơn tuyệt đối, chỉ có lựa chọn phù hợp với hoàn cảnh.
1. Chi phí
Có sẵn: trả theo tháng hoặc theo người dùng. Vào cuộc rẻ, nhưng nhân với số nhân viên và số năm thì con số không nhỏ.
Viết riêng: chi phí ban đầu cao hơn nhiều, sau đó chỉ còn phí vận hành và bảo trì. Càng dùng lâu và càng nhiều người dùng thì càng có lợi.
2. Thời gian triển khai
Có sẵn: dùng được gần như ngay, thời gian chủ yếu là nhập liệu và đào tạo.
Viết riêng: vài tháng tuỳ phạm vi. Nếu bạn đang cháy, đây là nhược điểm thật.
3. Mức độ vừa vặn với quy trình
Đây là điểm quyết định. Phần mềm có sẵn buộc bạn đổi quy trình cho vừa nó. Đôi khi đó lại là điều tốt — quy trình chuẩn hoá theo thông lệ ngành. Nhưng nếu lợi thế cạnh tranh của bạn nằm ở chính cách vận hành khác biệt, ép nó vào khuôn có sẵn là tự bỏ lợi thế.
Viết riêng bám đúng cách bạn đang làm, nên nhân viên học nhanh và ít chống đối.
4. Khả năng mở rộng và tích hợp
Bạn có cần nối phần mềm với website bán hàng, phần mềm kế toán, đơn vị vận chuyển không? Phần mềm có sẵn cho tích hợp trong giới hạn nhà cung cấp cho phép. Viết riêng thì nối được với bất cứ thứ gì, miễn có tài liệu kỹ thuật.
5. Quyền sở hữu dữ liệu
Câu hỏi ít ai đặt ra cho tới khi cần: nếu ngừng dùng, bạn lấy toàn bộ dữ liệu ra bằng cách nào và ở định dạng gì? Với phần mềm viết riêng, dữ liệu nằm trên hệ thống của bạn. Với phần mềm thuê, hãy đọc kỹ điều khoản này trước khi ký.
Cách chọn thực dụng
Nghiệp vụ phổ thông như kế toán, chấm công thì dùng phần mềm có sẵn — không có lý do gì viết lại thứ đã chuẩn hoá. Nghiệp vụ lõi tạo ra khác biệt cạnh tranh thì viết riêng. Nhiều doanh nghiệp làm cả hai và nối chúng lại.
