SMO Media xây phần mềm quản trị bám đúng quy trình sẵn có của doanh nghiệp: khách hàng, đơn hàng, kho và báo cáo gọn trên một hệ thống. Dữ liệu nhập một lần, dùng được ở mọi khâu, thay vì mỗi bộ phận giữ một file riêng rồi số liệu lệch nhau.
Khi nào doanh nghiệp cần
Không phải cứ lớn là cần phần mềm. Dấu hiệu rõ nhất là khi cùng một dữ liệu đang được nhập lại ở nhiều nơi, báo cáo mất cả ngày để tổng hợp, số liệu giữa các bộ phận không khớp, hoặc bán hàng phải gọi hỏi kho trước khi báo khách.
Gặp từ ba dấu hiệu trở lên thì chi phí của việc không có hệ thống đã lớn hơn chi phí xây một cái.
Những phân hệ thường triển khai
- Khách hàng: thông tin, lịch sử giao dịch, phân công chăm sóc
- Đơn hàng: từ báo giá tới giao hàng và thu tiền, có luồng duyệt theo cấp
- Kho: nhập xuất tồn theo thời gian thực, cảnh báo hàng sắp hết
- Mua hàng và nhà cung cấp: theo dõi đơn đặt và công nợ phải trả
- Báo cáo: doanh thu, công nợ, hiệu suất theo nhân viên và theo kỳ
- Phân quyền: ai xem được gì, sửa được gì, theo phòng ban và chi nhánh
Không doanh nghiệp nào cần tất cả ngay từ đầu. Chúng tôi bắt đầu từ khâu đang tắc nhất.
Vì sao viết riêng thay vì mua có sẵn
Phần mềm có sẵn buộc bạn đổi quy trình cho vừa nó. Điều đó đôi khi tốt, nhưng nếu lợi thế cạnh tranh của bạn nằm ở chính cách vận hành khác biệt thì ép vào khuôn có sẵn là tự bỏ lợi thế. Phần mềm riêng còn nối được với website bán hàng, phần mềm kế toán hay đơn vị vận chuyển mà bạn đang dùng.
Triển khai theo giai đoạn
Chúng tôi làm một phân hệ, chạy thật vài tháng rồi mới mở rộng. Cách này vừa nhẹ ngân sách vừa giảm rủi ro lớn nhất của các dự án phần mềm: làm xong nhưng không ai dùng. Người trực tiếp làm việc được tham gia từ khâu khảo sát, không phải nhận hệ thống áp từ trên xuống.
Đọc thêm: Phần mềm có sẵn hay viết riêng, Chi phí phụ thuộc vào gì và Vì sao nhiều dự án phần mềm thất bại.
