Phần mềm quản trị doanh nghiệp là gì? Khi nào cần

Phần mềm quản trị doanh nghiệp là hệ thống gom các nghiệp vụ rời rạc — khách hàng, đơn hàng, kho, thu chi, báo cáo — vào một nơi, để dữ liệu nhập một lần và dùng được ở mọi khâu.

Vấn đề nó giải quyết

Không phải là “công ty hiện đại thì phải có phần mềm”. Vấn đề thật cụ thể hơn: cùng một đơn hàng đang được nhập lại ở ba nơi, và ba nơi đó cho ba con số khác nhau.

Sáu dấu hiệu đã tới ngưỡng

1. Cùng dữ liệu nhập nhiều lần. Kế toán nhập lại đơn từ file của kinh doanh, kho nhập lại lần nữa.
2. Báo cáo mất cả ngày để tổng hợp. Muốn biết doanh thu tháng phải gom từ năm file.
3. Số liệu các bộ phận không khớp. Và không ai biết bản nào đúng.
4. Phụ thuộc vào một người. Người giữ file Excel nghỉ là cả bộ phận đứng.
5. Không biết tồn kho thật. Bán hàng phải gọi hỏi kho trước khi báo khách.
6. Không truy được lịch sử. Khách hỏi đơn ba tháng trước, mất nửa buổi tìm.

Gặp từ ba dấu hiệu trở lên thì chi phí của việc không có phần mềm đã lớn hơn chi phí làm phần mềm.

Những phân hệ thường gặp

• Khách hàng: thông tin, lịch sử giao dịch, chăm sóc
• Đơn hàng: từ báo giá tới giao hàng và thanh toán
• Kho: nhập xuất tồn theo thời gian thực
• Báo cáo: doanh thu, công nợ, hiệu suất theo nhân viên

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tất cả. Bắt đầu từ khâu đang đau nhất.

Khi nào chưa cần

Nếu quy mô còn nhỏ, quy trình chưa ổn định và Excel vẫn đáp ứng được, hãy để nguyên. Số hoá một quy trình còn đang thay đổi liên tục là cách chắc chắn để làm ra phần mềm không ai dùng.

Xem dịch vụ thiết kế phần mềm quản trị doanh nghiệp của SMO Media.