Phần mềm làm xong nhưng không ai dùng là kết cục phổ biến hơn bạn nghĩ. Sáu nguyên nhân thật và cách phòng từ đầu dự án.
Thất bại ở đây hiếm khi là “phần mềm không chạy”. Kết cục phổ biến hơn nhiều: phần mềm chạy tốt nhưng ba tháng sau nhân viên quay lại dùng Excel.
1. Không ai hỏi người trực tiếp làm
Yêu cầu do lãnh đạo đưa ra, nhưng người dùng hàng ngày là nhân viên kinh doanh và kho. Họ biết những ngoại lệ mà sơ đồ quy trình không có. Bỏ qua họ thì phần mềm sẽ vướng ngay tuần đầu.
Cách tránh: phỏng vấn ít nhất một người ở mỗi vị trí sẽ dùng hệ thống, trước khi chốt yêu cầu.
2. Số hoá một quy trình đang lộn xộn
Nếu mỗi nhân viên đang làm một kiểu, phần mềm sẽ phải chiều tất cả các kiểu — và trở thành mớ hỗn độn. Chuẩn hoá trước, số hoá sau.
3. Phạm vi phình ra giữa chừng
Bắt đầu với ba phân hệ, giữa dự án thêm yêu cầu mới liên tục. Tiến độ trượt, chi phí vượt, và không phần nào xong hẳn.
Cách tránh: chốt phạm vi giai đoạn một và ghi mọi yêu cầu mới vào danh sách giai đoạn hai.
4. Bỏ qua việc chuyển dữ liệu cũ
Hệ thống mới chạy nhưng dữ liệu ba năm qua vẫn nằm ở Excel. Nhân viên phải mở hai nơi, và họ sẽ chọn nơi quen thuộc.
5. Đào tạo qua loa
Một buổi hướng dẫn hai tiếng rồi để nhân viên tự xoay. Người bận việc sẽ quay về cách cũ ngay khi gặp trở ngại đầu tiên.
Cách tránh: đào tạo theo vai trò, có tài liệu ngắn tra nhanh, và có người hỗ trợ trong vài tuần đầu.
6. Không ai chịu trách nhiệm sau bàn giao
Dự án kết thúc, đơn vị làm rút đi, trong công ty không ai được giao quản lý hệ thống. Lỗi nhỏ không ai sửa, dần dần không ai tin số liệu nữa.
Dấu hiệu dự án đang đi đúng hướng
- Người dùng cuối tham gia từ giai đoạn khảo sát
- Có bản chạy thử sớm để họ góp ý, không phải chờ tới lúc bàn giao
- Phạm vi giai đoạn một đủ nhỏ để xong trong vài tháng
- Có người trong công ty được giao làm đầu mối
SMO Media triển khai theo giai đoạn và làm việc trực tiếp với người dùng cuối. Xem dịch vụ thiết kế phần mềm quản trị.
