Website nhận đơn, phần mềm xử lý, nhưng hai bên không nói chuyện với nhau. Bốn cách kết nối và những gì nên đồng bộ trước.
Doanh nghiệp bán hàng online thường có website riêng và phần mềm quản lý riêng, hai hệ thống được làm ở hai thời điểm khác nhau. Kết quả là mỗi đơn hàng lại phải nhập tay một lần nữa.
Cái giá của việc nhập tay
Ngoài thời gian, nhập tay còn sinh sai sót: sai số lượng, sai địa chỉ, sót đơn giờ cao điểm. Và vì có độ trễ, tồn kho trên website luôn lệch với tồn kho thật — dẫn tới bán thứ đã hết hàng.
Bốn thứ nên đồng bộ
1. Đơn hàng: website sang phần mềm
Khách đặt trên website, đơn tự xuất hiện trong hệ thống quản lý kèm đầy đủ thông tin. Đây là kết nối đáng làm đầu tiên vì tiết kiệm nhiều nhất.
2. Tồn kho: phần mềm sang website
Kho là nguồn dữ liệu đúng. Số lượng còn lại đẩy ngược ra website để tự ẩn sản phẩm hết hàng.
3. Sản phẩm và giá
Sửa giá một nơi thay vì hai. Đặc biệt quan trọng khi có chương trình khuyến mãi theo đợt.
4. Trạng thái đơn hàng
Đang đóng gói, đã giao vận chuyển, đã giao thành công — đẩy ngược ra website để khách tự tra, giảm hẳn cuộc gọi hỏi đơn.
Kết nối bằng cách nào
API là cách tốt nhất: hai hệ thống gọi trực tiếp cho nhau, dữ liệu gần như tức thời. Điều kiện là cả hai bên phải mở giao diện kết nối.
Webhook phù hợp cho sự kiện: có đơn mới thì website tự báo sang, không cần hỏi liên tục.
Đồng bộ định kỳ đơn giản hơn, chạy vài phút một lần. Chấp nhận được với tồn kho, không hợp với đơn hàng giờ cao điểm.
Xuất nhập file là phương án cuối khi hệ thống cũ không cho kết nối. Vẫn hơn nhập tay nhưng không phải giải pháp lâu dài.
Chuẩn bị trước khi nối
Thống nhất mã sản phẩm giữa hai hệ thống. Đây là việc buồn tẻ nhưng bỏ qua thì mọi kết nối sau đều sai. Nếu website gọi sản phẩm là SP001 còn kho gọi là 001-SP, hãy chuẩn hoá trước.
SMO Media làm cả website và phần mềm quản trị, nên hai hệ thống được thiết kế để nói chuyện với nhau ngay từ đầu.
